In het kort
- Een werkende outreachflow begint bij doelgroep en volume, niet bij de tekst: mik op 1.000 tot 5.000 contacten per persona of campagne.
- Bouw je zoekopdracht in Sales Navigator met filters op persoonslocatie, branche en meerdere varianten van functietitels, en controleer handmatig een steekproef.
- Exporteer met de browserextensie Lix.it naar één vast CSV-format en importeer in Autopilot, waar een directe koppeling aan een campagne het meest efficiënt bleek.
- Warm koude leads eerst op met bijvoorbeeld een webinar en werk in batches van 1.000, waarbij de eerste batch deliverability, openings en klikgedrag test.
1) Begin bij doelgroep en volume, niet bij de tekst
Als marketeers starten met outreach flows is hun eerste actie vaak: “laten we direct starten met het schrijven van onze verhaallijn of het script.” Maar uit ervaring weten wij dat het slimmer is om eerst te valideren of je überhaupt genoeg relevante personen kunt bereiken.
Onze ervaring is dat je met outreach veel kwalitatieve leads kunt genereren. Maar dat lukt alleen als je vooraf je huiswerk doet. Bereid je goed voor en duik eerst de data in, voordat je generieke bulk-mails gaat versturen. Verdiep je in je ICP en check of je doelgroep groot genoeg is. Richtlijn: 1.000 tot 5.000 contacten per persona of campagne.
In dit voorbeeld richten we ons op vier segmenten:
- Gemeenten
- Kinderopvang
- Onderwijs
- Zorg
Waarom is werken met een grotere doelgroep in je voordeel?
- Bij kleine aantallen voelt outreach al snel als handwerk en leer je relatief weinig.
- Met grotere aantallen kun je veel beter testen, leren en optimaliseren op onderwerpregel, inhoud, timing en segmentatie.
- Bij kleine aantallen kun je uit de data moeilijk afleiden of een verschil echt betekenisvol is. Simpel gezegd: je weet niet of het resultaat reproduceerbaar is, of dat je toevallig geluk had.
2) Bouw je zoekopdracht in Sales Navigator alsof het een dataset is
LinkedIn is een effectief hulpmiddel voor sales om relevante personen en beslissers binnen specifieke organisaties te identificeren en te benaderen.
Door dit in te zetten kun gericht naar bedrijven of personen te zoeken waarmee je een exel lijstje kunt maken met alleen maar kwalitatieve leads. De truc is om filters slim te combineren en daarna te controleren of de resultaten echt kloppen.
Je kunt werken met filters zoals:
• Locatie op persoonsniveau (dus niet alleen hoofdkantoorlocatie) om vervuiling te voorkomen;
• Branche en type organisatie, zoals onderwijsinstellingen;
• Functietitels die relevant zijn voor jouw sales proces. Zoals in ons voorbeeld: facilitair managers, vastgoedeigenaren etc.
Praktische tips:
• Gebruik meerdere varianten van functietitels. Eén titel kan je resultaten onbedoeld te klein maken.
• Controleer altijd handmatig een steekproef van de profielen. Kwaliteit gaat boven kwantiteit (dus aantallen)
Belangrijke tip: je kunt je zoekopdrachten opslaan zodat je later snel kunt bijsturen en opnieuw kunt exporteren.
3) Exporteren naar één vast CSV-format
Met behulp van de browserextensie Lix.it kun je de LinkedIn Sales navigator resultaten die jouw zoekopdracht opleverde met een druk op de knop exporteren naar Excel. Zorg dat je minimaal de volgende data hebt:
- E-mailadres
- Voornaam en achternaam
- Telefoonnummer (indien beschikbaar)
- Functietitel
Hoe beter de datakwaliteit en volledigheid, hoe groter de kans dat de gegevens correct worden geïmporteerd en gematcht in Autopilot voor verdere inzet.
Het kan ook relevant zijn om leads uit extern in te kopen of vanuit je CRM of andere bronnen te importeren. Daarmee maak je het outreachproces nog completer en vergroot je de dekking en kans op succes.
4) Importeren in Autopilot en LABELLING
Na een import krijgen leads een herkomst mee. Dat is goud waard voor rapportage en voor het scheiden van doelgroepen en experimenten.
Er zijn twee mogelijkheden in het import proces:
1. Leads importeren en vervolgens labels geven.
2. Leads importeren en ze direct aan een campagne koppelen.
In onze klantcase bleek dat, zodra de flowstructuur staat, een directe koppeling aan een campagne het meest efficiënt werkt.
5) Eerst vraag creëren voordat je leads kunt generen
Het resultaat bij “koud benaderen” valt vaak tegen omdat leads je nog niet kennen. Potentiële leads zijn vaak nog helemaal blanco en er is geen enkel besef van: productcontext, urgentie, vertrouwen of bewijs dat ze bij jou klant moeten worden.
Verschuif de aanpak daarom naar het ‘opwarmen’ van leads:
- Start met het creëren van waarde, zoals het houden van een webinar of delen van inhoudelijke content.
- Gebruik een flow waarin je gedrag meeneemt: wel aangemeld / niet aangemeld en wel bekeken / niet bekeken.
- Hergebruik bestaande assets: calculator, onderwijspagina, korte video snippets en productuitleg.
Het doel is dat leads eerst herkennen wie je bent en waar je voor staat. Dan voelt een gesprek logisch in plaats van opdringerig.
6) Stuur je doelgroep bij op basis van haalbaarheid en fit
Tijdens lijstbouw ontdek je soms dat een doelgroep te klein is of inhoudelijk minder goed aansluit. In onze klantcase ontstond bijvoorbeeld twijfel over de lijst ‘onderwijs’, omdat de respons en het aanslaan van de boodschap niet vanzelfsprekend bleek.
Dat is geen mislukking, maar een signaal. Gebruik het om scherper te kiezen:
- Waar is het probleem echt urgent?
- Waar is de besluitvorming realistisch?
- Waar kun je onderscheidend positioneren tegenover gevestigde alternatieven?
7) Werk in batches van 1.000 en optimaliseer per ronde
Is je export groter dan 1.000 leads? Knip deze dan op in je de lijst en importeer in meerdere batches. Dat geeft je controle over pacing en ruimte om tussentijds bij te sturen op basis van resultaten.
Een praktisch ritme:
- Batch 1: draait als test om deliverability, openings en klikgedrag te valideren.
- Batch 2 en 3: gebruiken de verbeterde flow en boodschap.
Conclusie
Het bouwen van een outreachmachine is niet een kwestie van een “flow schrijven”, maar een strak proces waarin je doelgroepselectie, lijstbouw en campagneopbouw op elkaar laat aansluiten. De conclusies uit deze blog zijn dus samengevat:
- Zorg eerst voor relevante lijsten met voldoende volume
- Standaardiseer je dataformat
- Warm leads op met content en context
- Automatiseer pas als je de basis scherp hebt
Meer weten of zelf ook aan de slag?
Wil je meer halen uit LinkedIn Sales Navigator en Autopilot? Bij Converseon helpen we je om outreach structureel, schaalbaar en meetbaar in te richten. Wil je outreach laten starten op koopsignalen, lees dan over signal based marketing. Neem contact op voor meer informatie, we helpen je graag verder!
